Slideshow (100%x100%)

Tulo:
Lähtö:
Huoneita:
Henkilöitä:
Kampanja:

Kokousvastaava on asiakkaan apuna – Vanajanlinna taipuu vaikka Lätkälinnaksi tai japanilaisen katumuodin mekaksi

Vanajanlinna on monipuolinen kokouspaikka, jossa voidaan järjestää erilaiset kokoukset, koulutukset, tiimipäivät tai vaikka yritysjuhlat. Pelkät tilat ja toimiva kokoustekniikka eivät kuitenkaan riitä, vaan onnistuneiden tapahtumien takana on aina ammattitaitoisia tekijöitä.

Vanajanlinnassa asiakkaita auttaa kokousvastaava, jonka vastuulla on huolehtia tilaisuuden vaatimista käytännön järjestelyistä. Vanajanlinnassa kokousvastaavana on Lila Lind ja hän onkin varsinainen Vanajanlinnan moniosaaja. Kuusi vuotta talossa ollut Lila päätyi töihin Vanajanlinnaan opintoihinsa liittyvän työharjoittelun kautta. Viimeisen vuoden Lila on toiminut kokousvastaavana, mutta sitä ennen hän ehti työskennellä niin respassa, ravintolassa kuin yövahtinakin.

Lila kertoo, että kokousvastaavan tehtävänä on varmistaa, että eri tilaisuuksissa kaikki sujuu kuten pitääkin. Tilaisuutta ennen kokoustilat järjestetään asiakkaan toivomalla tavalla ja varmistetaan, että tilassa on kaikki asiakkaan toivomat varusteet. Pienetkin toiveet toteutetaan. ”Eräs kouluttaja haluaa käyttää ruskeita tusseja, joten hänelle viedään fläppitaulun reunalle oikeat tussit”, Lila kertoo.

”Yleensä tapaan asiakkaat edellisenä iltana tai pienemmissä tilaisuuksissa saman päivän aamuna. Jos suunnitteilla on iso tilaisuus, tapaamme tarvittaessa jo aikaisemmin. Aina myös soitan asiakkaalle, jos jokin asia vaatii varmistusta. Tarkoitus on, että kaikki on valmista kun ryhmä saapuu Vanajanlinnaan”, sanoo Lila. Viime hetken toiveitakin saa esittää. ”Esimerkiksi jos kokousväki haluaa aloittaa lasillisella kuohuvaa, juoma ja lasit järjestyvät, vaikka niitä ei olisi tilattu etukäteen.”

Lilalla voi olla saman päivän aikanakin useampikin kokousryhmä palveltavana, mutta onneksi vastaanoton ja ravintolaväen yhteistyö toimii saumattomasta. ”Asiakas saa aina palvelua”, Lila lupaa.

Kokousvastaavan työpäivä koostuu hyvinkin erilaisista tehtävistä. ”Välillä kannan pöytiä ja tuoleja paikoilleen, välillä piipahdan kokousvieraiden edessä kertomassa turvallisuusohjeita englanniksi”, Lila sanoo. Yksikään päivä ei ole paikoillaan istumista, sillä peruspäivän aikana askeleita kertyy noin 15 000. ”Ennätys on 28 000 askelta.”

Hyvän peruskunnon lisäksi kokousvastaavalta vaaditaan ehdottomasti ystävällistä palveluasennetta sekä kykyä toimia yllättävissä ja nopeissa tilanteissa. ”Joustavuutta vaaditaan, sillä kaikki ei aina suju kuten on suunniteltu.” Lila pitää työnsä vaihtelevuudesta ja asiakkaiden kohtaamisesta. Myös mahtava työporukka saa viihtymään töissä. Ja Vanajanlinnan miljöö saa Lilalta erityismaininnan. ”Edelleen huokailen ihastuksesta, kun tulen kauniina kesäpäivänä töihin. Nämä maisemat ovat niin upeita!” Lila kehuu.

Vanajanlinna taipuu hyvinkin erityyppiin tilaisuuksiin, ja se tuo kokousvastaavallekin kivoja kokemuksia. ”Yhtenä viikonloppuna täällä oli japanilaislähtöisen lolitamuodin harrastajien Witches’ Follies -tapahtuma. Linnan käytävillä nähtiin upeita pukuja ja hienoja päähineitä. Harrastajia oli saapunut ympäri maailmaa aina Yhdysvalloista ja Aasiasta saakka. Muutama viikko aikaisemmin täällä oli kodinkoneliikkeen koulutuspäivät. Silloin Vanajanlinna muuttui asiakkaan toiveiden mukaiseksi lätkähenkiseksi Linnaksi. Käytävillä ei näkynyt mekkoja vaan lätkäpaitoja, ja kokoustiloihin kannettiin kaikenlaisia laitteita tulostimista kaiuttimiin.”